Bem-vindo ao adoraSync!
Uma ferramenta simples e prática para gerenciar escalas de eventos musicais! Este guia foi criado especialmente para ajudar usuários, mesmo os mais iniciantes, a entender e utilizar todas as funcionalidades do sistema de forma eficiente. Siga cada etapa com atenção para cadastrar funções, eventos, voluntários e gerar escalas equilibradas. Vamos começar!
Resumo Rápido
- Cadastre as funções que sua equipe usa.
- Cadastre os eventos, definindo nome, tipo, data/dia, horário e quantos voluntários por função.
- Cadastre os voluntários, com funções primárias, secundárias, duplas e datas bloqueadas.
- Escolha o mês e ano e clique em "Gerar Escala".
- Revise a escala, edite se necessário.
- Confira o índice de atribuições para equilíbrio.
- Exporte a escala em Excel, PDF ou imagem.
1. Cadastrar Funções
As funções são os papéis que os voluntários podem desempenhar, como "Ministração", "Backing Vocal" ou "Violão". Algumas já vêm pré-cadastradas, mas você pode adicionar novas ou editar/excluir as existentes.
O que fazer:
- Na tela principal, clique no botão "Cadastrar Função".
- Uma janela, como essa, irá abrir.
- No campo "Nome da Função", digite o nome da função que deseja adicionar (exemplo: "Bateria").
- Clique no botão "Adicionar".
Dica: Se precisar de mais funções, repita o processo quantas vezes for necessário.
Editar ou Excluir:
- Na tabela "Funções", logo abaixo dos botões de cadastro, você verá a lista de funções que já foram cadastradas.
- Para editar, clique no botão "Editar" ao lado da função, altere o nome na janela que abrir e clique em "Atualizar".
- Para excluir, clique em "Excluir" e confirme. Atenção: se a função já estiver sendo usada por algum voluntário como "Função Primária", você precisará alterar isso antes de excluir.
2. Cadastrar Eventos
Os eventos são as ocasiões em que os voluntários serão escalados, como um "Culto de Domingo" ou um ensaio, por exemplo.
O que fazer:
- Clique no botão "Cadastrar Evento" na tela principal.
- Uma janela vai abrir com o formulário de cadastro.
- Preencha os campos:
- Nome do Evento: Digite o nome (exemplo: "Culto de Domingo").
- Tipo de Evento: Escolha no menu suspenso:
- "Data Específica": Para um evento que acontece uma única vez.
- "Dia da Semana": Para eventos recorrentes (exemplo: todo domingo).
- Data ou Dia:
- Se escolheu "Data Específica", clique no campo "Data" e selecione a data no calendário que aparecer.
- Se escolheu "Dia da Semana", selecione o dia (exemplo: "Domingo") no menu suspenso.
- Horário: Digite o horário no formato HH:MM (exemplo: "19:30" para 7:30 da noite).
- Quantidade de Voluntários por Função: Para cada função listada (como "Ministração", "Backing Vocal"), digite quantos voluntários são necessários (exemplo: "1" para Ministração, "2" para Backing Vocal). Use "0" se não precisar de voluntários naquela função.
- Clique em "Adicionar".
Editar ou Excluir:
- Na tabela "Eventos", logo após a tabela de funções, você verá os eventos cadastrados.
- Clique em "Editar" para alterar algo ou "Excluir" para remover (confirme a exclusão).
3. Cadastrar Voluntários
Os voluntários são as pessoas que serão escaladas para os eventos, com suas funções e preferências.
O que fazer:
- Clique no botão "Cadastrar Voluntário" na tela principal.
- Uma janela vai abrir com o formulário.
- Preencha os campos:
- Nome: Digite o nome completo do voluntário (exemplo: "João Silva").
- Função Primária: Escolha no menu suspenso a principal função do voluntário (exemplo: "Violão").
- Funções Secundárias: Marque as caixas das funções extras que ele pode desempenhar (exemplo: "Guitarra, Baixo, Backing Vocal").
- Dupla: Se o voluntário deve ser priorizado em ser escalado junto com outro voluntário já cadastrado, selecione o nome dele no menu suspenso. Caso contrário, deixe como "Nenhuma".
- Datas Bloqueadas: Clique no campo "Datas Bloqueadas" e selecione no calendário as datas em que o voluntário não pode participar. Você pode escolher várias datas clicando nelas.
- Clique em "Adicionar".
Editar ou Excluir:
- Na tabela "Voluntários", na parte inferior da página, veja a lista de voluntários.
- Clique em "Editar" para ajustar os dados ou "Excluir" para remover (confirme a exclusão).
Resultado: Os voluntários aparecerão na tabela "Voluntários" com suas funções, duplas e datas bloqueadas.
4. Gerar a Escala
Com funções, eventos e voluntários cadastrados, você pode gerar a escala para um mês específico.
O que fazer:
- Na parte superior da tela, localize os menus suspensos "Mês" e "Ano".
- Escolha o mês (exemplo: "Janeiro") e o ano (exemplo: "2024") para o qual quer gerar a escala.
- Clique no botão "Gerar Escala".
O que acontece:
- O sistema cria uma escala automática, considerando:
- As funções necessárias para cada evento.
- Os voluntários disponíveis (respeitando funções primárias, secundárias, duplas e datas bloqueadas).
- Um equilíbrio para não sobrecarregar os voluntários.
- Uma tabela aparecerá mostrando os eventos e quem foi escalado para cada função.
Aviso:
- Se alguma função não for preenchida por falta de voluntários disponíveis, um alerta aparecerá listando quais funções, eventos, dias e horários ficaram sem voluntários escalados.
5. Visualizar e Editar a Escala
Após gerar a escala, você pode revisá-la e fazer ajustes manuais.
O que você verá:
- Uma tabela com:
- Colunas: Cada evento (data, horário e nome).
- Linhas: As funções necessárias.
- Células: Os voluntários escalados, ou:
- "-" (se o evento não precisa daquela função).
- "Sem Voluntário" em vermelho (se precisa, mas não havia voluntários disponíveis para serem escalados).
Como editar:
- Clique em uma célula com um nome, "-" ou "Sem Voluntário".
- Um menu suspenso aparece com:
- "Nenhum" (remove o voluntário).
- "-" (disponível apenas se o evento não precisa da função).
- Lista de voluntários disponíveis para aquela função e evento.
- Escolha uma opção e o sistema atualizará automaticamente.
Regras:
- Um voluntário só pode estar em uma função por evento, exceto nas funções "Backing Vocal" e "Ministração", que podem ser simultâneas.
- Você pode escalar alguém mesmo em funções com "-", se desejar.
6. Verificar o Índice de Atribuições
Onde fica: Abaixo da tabela de escala, há uma seção chamada "Atribuições".
O que mostra:
- Nomes dos voluntários.
- Quantas vezes cada um foi escalado no mês.
Por que usar: Ajuda a ver se a carga de escalas está equilibrada entre os voluntários. Se alguém foi escalado muito mais que os outros, você pode ajustar manualmente na tabela de escala.
7. Exportar a Escala
Depois de revisar e ajustar, você pode salvar ou compartilhar a escala.
O que fazer:
- Abaixo do índice de atribuições, há três botões:
- Exportar Excel: Cria um arquivo Excel com a escala e o índice de atribuições.
- Exportar PDF: Gera um PDF com a mesma informação.
- Exportar Imagem: Salva a escala como uma imagem para fácil compartilhamento.
- Clique no botão desejado e o arquivo será baixado automaticamente.
Dica: Use esses arquivos para enviar à equipe por e-mail, WhatsApp ou arquivar.
Dicas Adicionais
- Duplas: Se dois voluntários devem trabalhar juntos, cadastre um como dupla do outro. O sistema tentará escalá-los no mesmo evento.
- Funções Simultâneas: Apenas "Backing Vocal" e "Ministração" podem ser feitas pelo mesmo voluntário no mesmo evento.
- Datas Bloqueadas: Sempre bloqueie as datas indisponíveis dos voluntários para evitar conflitos.
- Revisão: Antes de exportar, cheque a tabela de escala e o índice de atribuições para garantir que tudo está como você quer.
Com este passo a passo, você conseguirá usar o adoraSync sem dificuldades! Se precisar de mais ajuda, sinta-se à vontade para perguntar. Boa organização de suas escalas!
